In ufficio e in azienda ogni giorno passano decine di documenti, atti, fatture, corrispondenza, allegati, e questo flusso documentale si deve potere archiviare in cartelle sia fisiche che digitali. A volte anche in casa può essere utile una archiviazione documenti.
Archiviare i documenti in modo digitale
Oggi con l’avvento dell’era digitale, oramai anche l’invio di documenti avviene online, anche legali e contabili, su posta certificata, quindi anche l’archiviazione dei documenti è digitale.
Per sistemare e archiviare i propri documenti quindi ci sono due modalità di archiviazione documentale, l’archiviazione documentale cartacea, e l’archiviazione documentale sostitutiva ovvero digitale.
In questo portale spieghiamo in breve come si effettua l’archiviazione documentale sostitutiva, la normativa per l’archiviazione documentale e la differenza con l’archiviazione documentale cartacea.
Normativa per regolare l’archiviazione digitale
L’archiviazione documenti digitali è diversa dall’archiviazione dei documenti cartacei e segue regole differenti.
Infatti esiste una normativa specifica per l’archiviazione documentale quando si tratta dell’archiviazione di documenti digitali.
Per le aziende pubbliche è obbligatoria l’archiviazione documentale sostitutiva dei documenti fiscali e tributari, l’archiviazione documenti pubblica amministrazione, e se una ditta privata deve comunicare con un ente pubblico deve potere inviare documenti e fatture in modo analogico, quindi creare archiviazione documenti contabili anche con un apposito software archiviazione documenti.
I documenti informatici secondo l’archiviazione documentale e sua normativa devono essere conservati su un software di archiviazione documenti o supporto digitale in modo tale che siano rispettate le norme del codice civile, del codice dell’amministrazione digitale e le norme tributarie per la corretta tenuta della contabilità’.
Inoltre le copie informatiche devono essere conformi all’originale, e la conformità deve venire autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato.
Sui documenti digitali dell’archiviazione deve esserci un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione e l’apposizione della firma elettronica certificata.
Ogni documento digitale deve potere essere consultato facilmente su richiesta, quindi la modalità di archiviazione documentale sostitutiva deve seguire un preciso ordine e un sistema di organizzazione pianificato.
Per l’ufficio nell’archiviazione documenti cartacei ci sono regole da seguire come un ordine preciso di catalogazione, tramite codice o ordine alfabetico, o numerato, in modo che quando si accede all’archivio si possa trovare facilmente il documento che si cerca.
Archiviare documenti a casa
Anche in casa si possono archiviare documenti, ovviamente non in modo digitale, è sufficiente una archiviazione documentale cartacea che possa organizzare e riordinare i vari documenti e incartamenti, per poterli facilmente individuare.
Per l’archiviazione dei documenti di casa è possibile però anche scaricare da internet un software archiviazione documenti, un programma che effettua l’archiviazione documentale, tramite scansione dei documenti e salvataggio in un archivio che è protetto da password.